Ověření podpisu a ověřená kopie listiny

Úřady rozlišují dvě věci, které se laicky slučují do jedné. Vidimace ověřuje shodu kopie s originálem, legalizace ověřuje podpis. Obojí má vlastní pravidla a vlastní seznam případů, kdy je úřad neprovede.

Vidimace, tedy ověřená kopie

Vidimací se ověřuje, že opis nebo kopie se doslova shoduje s předloženou listinou. Vidimací se nepotvrzuje správnost ani pravdivost údajů uvedených na listině ani jejich soulad s právními předpisy.

Úřad za obsah vidimované listiny neodpovídá. Ověřuje jen shodu, ne pravdivost, a totéž platí u legalizace podpisu.

Vidimace se provádí na žádost a vidimovanou listinu si pořizuje žadatel na své náklady, není-li stanoveno jinak.

Které doklady zkopírovat nelze

Vidimace se neprovede, je-li předložená listina takovou, jejíž jedinečnost nelze vidimovanou listinou nahradit. Zákon jmenuje zejména občanský průkaz, cestovní doklad, řidičský průkaz, vojenskou knížku, služební průkaz, průkaz o povolení k pobytu cizince, rybářský a lovecký lístek nebo jiný průkaz.

Dále sem patří vkladní knížka, šek, směnka nebo jiný cenný papír, los, sázenka, protest směnky, geometrický plán, rys nebo technická kresba.

Ověřenou kopii občanského průkazu tedy nikdo nevydá, i kdyby ji protistrana vyžadovala. Řešením bývá předložení originálu k nahlédnutí.

Další důvody, proč vidimaci neprovedou

Vidimace se neprovede u listiny psané v jiném než českém nebo slovenském jazyce, neovládá-li ověřující osoba tento jazyk a není-li listina předložena v úředně ověřeném překladu. Výjimkou je případ, kdy kopii pořídí ověřující osoba na kopírovacím zařízení na náklady žadatele.

Neprovede se ani u listiny opatřené viditelným zajišťovacím prvkem, u listiny se změnami, doplňky, vsuvkami nebo škrty, které by mohly zeslabit její věrohodnost, a tehdy, neshoduje-li se kopie doslova s originálem.

Neprovede se také tehdy, není-li z předložené listiny patrné, zda jde o prvopis, již ověřenou vidimovanou listinu, výstup z autorizované konverze, opis ze spisu nebo stejnopis rozhodnutí.

Listina z jiného státu

Listina vydaná orgány České republiky nebo Slovenské republiky, ke které je připojen vícejazyčný standardní formulář podle předpisu Evropské unie, se spolu s tímto formulářem považuje za listinu psanou v českém jazyce.

U ostatních cizojazyčných listin je potřeba úředně ověřený překlad, neovládá-li ověřující osoba daný jazyk.

Formulář vydá k matričnímu dokladu matriční úřad. Popisuje to text o matričních dokladech a duplikátech.

Legalizace, tedy ověřený podpis

Legalizací se ověřuje, že žadatel před ověřující osobou listinu vlastnoručně podepsal nebo podpis na listině uznal za vlastní, případně že uznal za vlastní elektronický podpis na dokumentu v elektronické podobě.

Podpis lze tedy ověřit i na listině podepsané dřív, pokud jej žadatel před úřední osobou uzná za vlastní. Není nutné podepisovat se znovu.

Legalizace se provádí na žádost a vyznačuje se ověřovací doložkou a otiskem úředního razítka na listině nebo na listu pevně s ní spojeném.

Čím se prokazuje totožnost

Žadatel o legalizaci, případně svědci, předloží k prokázání totožnosti občanský průkaz nebo cestovní doklad, jde-li o státního občana České republiky.

Cizinec předloží cestovní doklad, průkaz totožnosti občana členského státu Evropské unie, smluvního státu Dohody o Evropském hospodářském prostoru nebo Švýcarské konfederace, anebo doklad opravňující k pobytu na území České republiky. Osoba požívající výsad a imunit předloží identifikační průkaz vydaný Ministerstvem zahraničních věcí.

Doklad cizince nebo osoby požívající imunit lze použít pouze tehdy, obsahuje-li fotografii držitele. Řidičský průkaz mezi doklady pro tento účel nepatří.

Kdy legalizaci neprovedou

Legalizace se neprovede, jde-li o podpis na dokumentu, který neobsahuje žádný text, nepředloží-li žadatel platný doklad k prokázání totožnosti, nemůže-li žadatel psát a listina neobsahuje jeho podpis, nebo jde-li o podpis nahrazený mechanickými prostředky.

Neprovede se ani u dokumentu psaného v jiném než českém nebo slovenském jazyce bez ověřeného překladu, u dokumentu v jiné než textové nebo obrázkové podobě a u podpisu na zcela nevyplněném formuláři.

Poslední bod stojí za pozornost. Předem podepsaný prázdný formulář úřad neověří, i kdyby na tom obě strany trvaly.

Když žadatel nemůže číst nebo psát

Nemůže-li žadatel číst nebo psát, provede se legalizace za účasti dvou svědků. Ti také prokazují svou totožnost.

Účast svědků se nevyžaduje, má-li ten, kdo nemůže číst nebo psát, schopnost seznámit se s obsahem dokumentu s pomocí přístrojů nebo speciálních pomůcek anebo prostřednictvím jiné osoby, kterou si zvolí, a je schopen dokument vlastnoručně podepsat.

Pravidlo míří na to, aby ověření podpisu mělo smysl i tam, kde je komunikace ztížená.

Kdo ověření provádí

Vidimaci a legalizaci provádí krajský úřad, obecní úřad obce s rozšířenou působností, vybrané obecní úřady, újezdní úřady, držitel poštovní licence a Hospodářská komora České republiky.

Legalizaci na dokumentu v elektronické podobě provádí z obecních úřadů pouze ty, které jsou kontaktními místy veřejné správy.

Ověření provádí úředník, který prokázal zvláštní odbornou způsobilost, odbornou způsobilost matrikáře nebo složil zkoušku podle zákona. U držitele poštovní licence a Hospodářské komory jde o zaměstnance, kteří složili zkoušku.

Jak ověření vypadá

Ověřovací doložka obsahuje označení úřadu, pořadové číslo, pod kterým je ověření zapsáno v ověřovací knize, a u vidimace údaj o tom, že listina se doslova shoduje s listinou, z níž byla pořízena, a z kolika stran se skládá.

Po provedení vidimace se listina označí tak, aby text nemohl být doplňován. Je-li legalizován podpis na listině, která je součástí souboru listin, jednotlivé listy se pevně spojí do svazku.

Ověřovací knihu vede každý úřad, takže lze zpětně dohledat, kdy a kým bylo ověření provedeno.

Kdy se ověření vyžaduje

Ověřený podpis žádá zákon u plné moci k vydání matričního dokladu, u souhlasu oprávněné osoby s přihlášením k trvalému pobytu, u žádosti o zápis doručovací adresy do evidence obyvatel a u řady dalších úkonů.

Mimo zákonné případy jej vyžadují protistrany ve smlouvách, zejména u nemovitostí a u plných mocí k jednání za jiného.

Souvislosti popisuje text o trvalém pobytu a ohlašovně.

Co si vzít s sebou

K legalizaci vždy platný doklad totožnosti, bez něj úřad podpis neověří. K vidimaci originál listiny a kopii, kterou si žadatel pořizuje na své náklady.

U elektronických dokumentů se ověřuje na kontaktním místě veřejné správy. Co všechno tam lze vyřídit, popisuje text o CzechPOINTu a výpisech.

Vyplatí se předem zvážit, kolik ověření bude potřeba. Každé se zapisuje samostatně a účtuje se za každou stranu nebo podpis.

Časté otázky

Jaký je rozdíl mezi vidimací a legalizací?

Vidimací se ověřuje shoda kopie s originálem, legalizací se ověřuje podpis na listině.

Ověří mi úřad kopii občanky?

Neověří. U dokladů, jejichž jedinečnost nelze kopií nahradit, se vidimace neprovádí.

Co dalšího zkopírovat nejde?

Cestovní doklad, řidičský průkaz, vkladní knížka, cenné papíry, los, sázenka, geometrický plán nebo technická kresba.

Čím prokážu totožnost při ověření podpisu?

Občanským průkazem nebo cestovním dokladem. Řidičský průkaz k tomuto účelu nestačí.

Ověří úřad podpis na prázdném papíru?

Neověří. Legalizace se neprovede u dokumentu bez textu ani u zcela nevyplněného formuláře.

Musím se podepsat před úředníkem?

Nemusíte. Stačí podpis na listině před ověřující osobou uznat za vlastní.

Kdo ověřování provádí?

Krajské úřady, obecní úřady obcí s rozšířenou působností, vybrané obecní úřady, újezdní úřady, držitel poštovní licence a Hospodářská komora.

Co když neumím psát?

Legalizace se provede za účasti dvou svědků, případně bez nich, lze-li se s obsahem seznámit jinak a podepsat se.

Zdroje: Zákon č. 21/2006 Sb., o ověřování, § 5 az 14 a 18; Zákon č. 301/2000 Sb., o matrikách, jménu a příjmení, § 25. Ověřeno 16. 9. 2026.